Guía de uso de Formularia
Formularia son dos cosas que trabajan juntas: un panel web, donde se arma y se revisa el trabajo desde un computador, y una app para celulares Android, donde el operario de campo lo llena — también cuando no hay señal. Esta página explica cómo está organizado todo y te dice cuál de las tres guías te toca.
Lo que necesitas para probar
- Un computador con navegador, para el panel web.
- Un celular Android, si vas a probar el trabajo de campo.
- Un correo y una contraseña de Formularia. No se crean solos: alguien te los tiene que dar (más abajo se explica quién).
Cómo está organizada: dos niveles
Es lo que más se confunde al principio. Son dos cosas distintas, con dueños distintos.
Arriba: la plataforma
El equipo de Formularia. Es un solo rol, superadmin, y no pertenece a ninguna empresa. Su trabajo es recibir las solicitudes de empresas e instituciones que quieren usar la plataforma, y aprobarlas o rechazarlas. Las revisa en la pantalla Solicitudes.
Abajo: cada institución
Una vez aprobada, la institución entra con su usuario y contraseña y maneja lo suyo: sus proyectos, sus formularios, sus puntos en el mapa, sus rutas, sus usuarios y sus envíos. Los datos de cada institución están aislados de los de las demás: no ve ni puede ver los de otra.
La confusión más común
Cómo empieza todo
El camino desde que una institución pide entrar hasta que su cuadrilla está trabajando.
- 1
La institución pide acceso
Desde la portada, en Solicitar acceso para tu empresa. Se piden el nombre de la empresa, un nombre de contacto, un correo y una contraseña. Esa cuenta todavía no puede hacer nada: queda esperando.
- 2
El equipo de Formularia la aprueba o la rechaza
El superadmin revisa la solicitud en Solicitudes. Si la aprueba, se crea la institución y la cuenta de quien la solicitó se vuelve su administrador — no hay que crear un usuario nuevo ni una contraseña nueva.
- 3
La institución arma su operación
Ya adentro, el administrador crea los usuarios de su equipo, arma sus proyectos y dentro de cada uno sus formularios (ProyectosFormularios), carga sus puntos en el mapa y organiza las rutas. Todo eso es la guía de la web.
- 4
La cuadrilla sale a campo
Los operarios entran en la app del celular con su propio correo y contraseña, ven el trabajo que les asignaron y lo llenan — con señal o sin ella. Eso es la guía de campo.
Los cuatro papeles dentro de una institución
Todos entran con correo y contraseña. Lo que ven al entrar es distinto.
Quién puede qué
Lo que aparece en el menú de la izquierda al iniciar sesión, y qué acciones tiene.
| Papel | Nombre interno | Qué ve en la web | Qué puede hacer |
|---|---|---|---|
| Administrador | admin | Inicio, Usuarios, Proyectos, Envíos y Mapa | Todo lo de su institución, incluido crear y desactivar los usuarios. |
| Gestor | manager | Inicio, Proyectos, Envíos y Mapa | Lo mismo que el administrador, menos manejar usuarios. |
| Visor | viewer | Inicio, Envíos y Mapa | Mirar y exportar. No aprueba, no rechaza, no edita nada. |
| Operario de campo | field | No usa el panel web | Recibe su trabajo en la app del celular y lo llena ahí, con o sin señal. |
Nota
¿Cuál guía te toca?
Tres páginas, cada una para un momento distinto. Si iniciaste sesión, la tuya aparece marcada.
Instalar la app en el celular
Para quién es: Operarios de campo, y quien los esté acompañando la primera vez.
Al terminar: Tener la app de Formularia instalada en el teléfono y haber entrado con tu cuenta.
Manejar la plataforma desde el computador
Para quién es: Administradores, gestores y visores de una institución, y el equipo de Formularia.
Al terminar: Saber moverte por el panel web: proyectos, formularios, puntos, rutas, usuarios y revisión de envíos.
Trabajar en campo, con o sin señal
Para quién es: Operarios de campo que ya tienen la app instalada.
Al terminar: Llenar y enviar tu trabajo del día desde el teléfono, aunque no haya señal.
Si algo sale mal apenas entras
Lo primero que suele pasar
- Inicié sesión y no veo Proyectos ni Usuarios en el menú.
- Tu papel es Visor o Gestor. El Visor solo ve Inicio, Envíos y Mapa; el Gestor no ve Usuarios. No es un error: es lo que tu papel permite. Pídele a tu administrador que te cambie el papel si necesitas más.
- Entré a la web y me llevó a una pantalla que dice que mi trabajo está en la app móvil.
- Tu papel es Operario de campo. El panel web no es para ti: tu trabajo se hace en la app del celular. Desde esa misma pantalla tienes el enlace para instalarla.
- Mandé la solicitud de mi empresa y no puedo entrar a nada.
- Todavía no la han aprobado. Al iniciar sesión vas a caer en una pantalla que muestra el estado de tu solicitud: Pendiente, Aprobada o Rechazada. Mientras diga Pendiente, no hay nada más que hacer del lado tuyo.
- Me dice «Email o contraseña incorrectos».
- Revisa que el correo esté completo y sin espacios de más. La contraseña es la que tú fijaste con el enlace que te pasó tu administrador cuando creó tu usuario; ese enlace se muestra una sola vez. Si la olvidaste, en la pantalla de inicio de sesión usa ¿Olvidaste tu contraseña? para pedir un enlace nuevo a tu correo.
- Me dice «Tu cuenta está desactivada. Contacta a tu administrador.»
- Tu usuario existe pero está desactivado. Solo el administrador de tu institución puede volver a activarlo, desde su pantalla de Usuarios.